Det behöver inte vara svårt att följa EU:s hållbarhetsrapporteringsdirektiv (CSRD).

Medan EU uppskattar vissa chockerande höga kostnader per företag, och alla typer av expertgrupper skriver långt om CSRD-kraven, har vi bevisat med våra kunder att efterlevnaden kan vara enkel.

Om du känner dig överväldigad eller förvirrad över vad CSRD är och vad den kräver, vi har dig.

Här är vår enkla steg-för-steg-checklista för hela CSRD-rapporteringsprocessen:

‍

1. Bekanta dig med varför, hur och vad med CSRD-förordningen

Börja med att få en översikt över vad CSRD är, krav och vad det kommer att kräva av dig.

Lär dig grunderna - inklusive terminologi - i vår enkelt, men ändå mycket användbart, översikt över CSRD (utan jargong!).

Du kan titta på vår CSRD-webbseminarium för en introduktion på hög nivå, eller gräva in i detaljerade videor från European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG).

Vi rekommenderar inte riktigt eFRAG-videorna om du inte har ett enormt intresse för de trådiga regelverken 😉 Men det är bra att känna till eFRAGs webbplats, eftersom EFRAG hjälper Europeiska kommissionen att utarbeta rapporteringsstandarderna.

‍

2. Kör en första bedömning av dubbel väsentlighet

” Inte på något sätt tar det bara 2 timmar!” du kanske tänker på om du har läst om vad en ”dubbel väsentlighetsbedömning innebär.

Du har rätt i att a grundläggande och komplett Dubbel väsentlighetsbedömning är en längre process.

Att göra en dubbel väsentlighetsbedömning innebär att du måste överväga:
(1) vilka ämnen ditt företag har en väsentlig (din anmärkningsvärda) inverkan på
(2) vilka ämnen som har eller kan ha en väsentlig ekonomisk inverkan på ditt företag.

En grundläggande bedömning kräver involvering av dina kollegor och externa intressenter.

Vi rekommenderar dock att du börjar med en snabb och smutsig version av bedömningen av dubbel väsentlighet. Detta hjälper dig att bekanta dig med vad bedömningen kräver och informera vilka av dina kollegor och externa intressenter som du ska involvera för senare steg.

Denna bedömning kan göras i ett enda kalkylblad. Företag som arbetar med Celsia drar nytta av vår mall för bedömning av dubbel väsentlighet.

‍

3. Kartlägga vilka interna funktioner som ska involveras i vilka delar av din bedömning av dubbel väsentlighet

Dina kollegor kan hjälpa dig att identifiera vilka ämnen som är relevanta för en grundläggande bedömning av dubbel väsentlighet. De kommer också att hjälpa till med den bedömning som krävs för de väsentliga ämnena, inklusive bedömning av effekter, risker och möjligheter.

Den första väsentlighetsbedömningen är till hjälp för att avgöra vilka av dina interna experter som ska involveras.

‍

4. Kartlägga vilka externa intressenter som ska involveras

Fråga dig själv: Vems liv påverkas av vad vi gör som företag? Vilka grupper representerar dem? Vilka delar av miljön påverkar vi? Du kanske vill involvera arbetarnas fackföreningar, bevarandegrupper eller andra för att få en bra förståelse för dina effekter.

‍

5. Definiera hur du involverar dina intressenter (både interna och externa)

Detta är inte bara trevligt att ha: CSRD kräver att du rapporterar om hur du har involverat dina intressen.

Här är våra tre bästa praxis:

i) Skräddarsy din strategi för varje typ av intresse.
Även om det är lämpligt att involvera dina egna anställda med medarbetarundersökningar, 1:1 möten eller interna workshops, behöver du ett annat tillvägagångssätt för externa intressenter. Du kan till exempel bjuda in kunder eller intressegrupper till ett rådhus eller sätta upp separata möten med gruppföreträdare.

ii) Skapa ett sätt för intressenter att ta upp frågor anonymt.
Att ta upp oro anonymt kallas fisselblåsning, och CSRD kräver förfaranden för det. Engagera dem tidigt och var medveten om inmatning vid olika kontrollpunkter för din rapport.

iii) Alltid, alltid, alltid involvera dina egna anställda som en intressegrupp.
Även om det inte krävs enligt lag anser vi att det är ett måste. Dina anställdas arbetsdag - och deras familjs vardag - påverkas direkt av dig som arbetsgivare.

‍

6. Ställa in inledande dialogrutor

Kickstarta din plan för hur du involverar intressenter.

När du är på väg med dessa dialogrutor kan du komma igång med nästa steg att göra en dubbel väsentlighetsbedömning. Involvera relevanta intressenter vid behov av bedömning.

En vanlig fallgrupp är att försöka avsluta dialogerna med intressenter innan den dubbla väsentlighetsbedömningen påbörjas. Vi ser sedan företag snurra sina hjul i evigheter. Det är mycket effektivare att göra steg något iterativt och få feedback när du går vidare.

‍

7. Skapa en lista över hållbarhetsfrågor som är relevanta för ditt företag

Börja med att lista ut ämnen. De kan inkludera arbetare inom värdekedjan, vattenanvändning, biologisk mångfald och mer. CSRD från EU innehåller listor över ämnen och underämnen som du kan använda som utgångspunkt.

Du kan göra detta i ett kalkylblad eller i CSRD-programvarulösningar.

‍

8. Utvärdera ditt företags inverkan på varje hållbarhetsfråga

För att förstå effekterna av alla ämnen, använd input som samlats in från intressedialoger och interna experter.

Vid denna tidpunkt kommer du att tro att du har involverat intressenter!

‍

9. Utvärdera riskerna och möjligheterna

För varje hållbarhetsämne, utvärdera riskerna och möjligheterna relaterade till ditt företags värde.

Detta steg kan kräva mer djupgående förståelse för specifika frågor inom miljöforskning, industrin själv, mänskliga rättigheter och så vidare. Återigen kan input från dina kollegor vara till hjälp. Andra resurser inkluderar klimat- och miljöforskning, industri- eller sektorrapporter och människorättsindex i ditt land.

‍

10. Skapa en översikt över de hållbarhetsfrågor som är väsentliga

Nu när du har en lista över hållbarhetsfrågor, tillsammans med påverkan, risker och möjligheter, kan du bedöma vilka frågor som är väsentliga (din viktigaste att ta det med) för ditt företag.

För närvarande finns det ingen kvantitativ definition av vad som gör en fråga materiell. Istället säger EU att ett ämne är mer väsentligt om det är av högre svårighetsgrad och har större sannolikhet att få effekt. Termen ”svårighetsgrad” definieras som en kombination av skala (t.ex. barnarbete är så dåligt att det är av stor skala), omfattning (dvs hur långtgående är/hos många människor påverkas?) och oåterkallelighet (dvs. det kan inte botas senare).

Vi rekommenderar att du skapar en tabell där du uppskattar följande för varje hållbarhetsfråga:
- Skala
- Räckvidd
- Oåterkallelighet
- Sannolikhet (om du inte är säker på att effekten verkligen händer)

Baserat på dina uppskattningar kan du skapa en total poäng per ämne. Slutligen kombinerar du ditt mänskliga omdöme med poängen för att avgöra vilka frågor som är väsentliga. Kom ihåg att uppmärksamma fall i hög skala, även om sannolikheten är låg.

Denna översikt är resultatet av att göra en fullständig bedömning av dubbel väsentlighet.

‍

11. Utveckla policyer som bör vägleda arbetet med väsentliga ämnen

CSRD kräver att företaget definierar policyer (dvs. bindande riktlinjer) för det övergripande tillvägagångssätt som företaget tar för att ta itu med de materiella (dvs. relevanta) hållbarhetsämnen (dvs. frågor som vattenförbrukning, avfall etc.).

Varje så kallad policy ska bland annat ha ett mål, en definierad räckvidd, en beskrivning av vem som ansvarar för vad och en beskrivning av hur intressenternas intressen beaktas.

‍

12. Definiera mål med milstolpar och tidsfrister för varje väsentligt ämne

CSRD kräver att företaget definierar mätvärden för deras inverkan på olika hållbarhetsämnen och att sätta mål (ditt mål) för förbättring.

Dessa mål bör vara tidsbundna, resultatorienterade och mätbara.

‍

13. Definiera åtgärder som behövs för att nå de definierade målen

Vad kommer ditt företag att göra för att nå varje mål? Här måste du vara specifik. Varje åtgärd ska kopplas till ett specifikt mål.

‍

14. Tilldela åtgärder till ägare

Vem kommer att göra dessa åtgärder? Att förbättra hållbarheten i hela företaget kräver hjälp av kollegor i hela organisationen.

‍

15. Gå vidare och upprepa

Håll inte fast vid att skapa din strategiska plan. Skapa istället en första utgåva till planen och sedan komma igång. Så länge din plan hanteras i ett verktyg som minimerar den administrativa bördan kan du enkelt förbättra planen allteftersom du går. Du kan till exempel omdefiniera mål, skapa nya åtgärder eller dela åtgärder till nya ägare.

När det är dags att skicka in slutrapporten kan du helt enkelt exportera din senaste plan från ditt valfria programvaruverktyg. (Ja, naturligtvis: På Celsia tillhandahåller vi sådan programvara designad för CSRD.)

‍

16. Gör en dataanalys

De mål du definierade i din strategiska plan var mätbara mätvärden.

För att spåra framsteg måste du dock ta reda på om du spårar dessa mätvärden idag och var du kan hämta dem från. Företag har ofta tur med vad de vill spåra och de data de har idag. En analys av datapetet hjälper dig att ta reda på vilka dataluckor du behöver fylla i för att spåra framsteg mot dina definierade mål.

‍

17. Åtgärda dataluckor eller problem med datakvalitet

Om du saknar data ställer du in ett sätt att hämta data. Om mätvärdet har problem med datakvaliteten idag (kanske det är baserat på manuell inmatning som är nödvändig för mänskliga fel), ta det med dessa problem.

‍

18. Diskutera framstegen mot mål

Du vet vad som händer med KPI:er och mål när de inte uppfylls... Planera regelbundna tider för att rapportera och diskutera företagets framsteg. Det är så du håller alla ansvariga.

‍

19. Uppföljning av delegerade åtgärder

Vad har gjorts och vad är fortfarande enastående? Håll en löpande översikt och uppföljning med ägarna om åtgärder som släpps efter.

‍

20. Kombinera ditt arbete från föregående steg till en rapport

Om du har gjort ovanstående steg i ett verktyg som Celsias CSRD-programvara är den här uppgiften enkel:

- Granskning och kvalitetskontroll av ditt arbete

- Klicka på export och få en CSRD-kompatibel rapport

‍

Om detta var till hjälp...

Vi har många fler idéer att dela med dig baserat på våra 2500+ timmars arbete med CSRD.

👇 Ladda ner vår ultimata guide till CSRD nedan 👇